Payroll tips

Voor wie is payroll in Nederland interessant?

In feite is het werken met payroll voor zowel kortlopende als lange termijn projecten voor iedere organisatie, die met werknemers in Nederland werkt interessant. Dit komt doordat u met payroll efficiënter inkoopt, risico’s beperkt, financiële voordelen behaalt en up to date kennis van wet- en regelgeving in Nederland heeft.

Denkt u zich eens in dat u zich met payroll niet meer over CAO-wijzigingen, wet- en regelgeving omtrent arbeidsovereenkomsten en aanverwante zaken in Nederland hoeft te bekommeren. Geen aangiften meer van het UWV en Belastingdienst met payroll krijgt. Geen kosten van pensioenfondsen, personeelsverzekeringen en arbodienst heeft. En tot slot geen ziekmeldingen en verzuimbegeleiding meer hoeft te doen. Wat een geld en kostenbesparingen zouden u dat opleveren!

Payroll Tips

Om tot de juiste payrollbedrijf keuze te komen. Hebben wij hieronder enkele van de meest voorkomende payroll tips en tricks voor u op een rijtje gezet.

Payroll tip 1. Is het payrollbedrijf bekent met uw branche en/of sector?

Het is namelijk belangrijk om een payrollbedrijf te kiezen. Die weet wat er in uw branche en/of sector, b.v. qua wet- en regelgeving of Cao-bepalingen speelt. Daarnaast is het ook mooi als zij haar payrolldiensten ook in uw vestigingsplaats aanbiedt. De mentaliteit bij u in de buurt, b.v. Rotterdam, kan namelijk nogal verschillen met die van ondernemers en/of werkgevers in Zwolle en omgekeerd.

Payroll tip 2. Vraag meerdere payrolloffertes aan

Vraagt u vooral meerdere payrolloffertes aan en vergelijk goed wat u wordt aangeboden (gebruik hiervoor o.a. onze payrolltariefchecklist hier naast). Let u hier vooral op de punten voor wat betreft de regelingen en afspraken rond ziekte (nacalculatie?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast) en pensioen! Weet echter dat bij een payrollofferte van ons deze check al volledig voor u is gedaan!!

Payroll tip 3. Wat zit er in uw payrollfactor

Kortom, check de payrollfactoren van uw payrollaanbieders. Allereerst kijkt u dus hierbij wat er in (1.) de payrollfactor van het desbetreffende payrollbedrijf zit (zie onderstaande opbouw payrollfactor).

Daarna doorloopt u onze (2.) payrolltariefchecklist (indien nog niet bij tip 2 gedaan) en let u dus vooral op de punten voor wat betreft de regelingen en afspraken rond ziekte (nacalculatie?, welke arbodienst en/of ziekteverzuimverzekering?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast?, eigen jurist ter beschikking?) en pensioen (eigen/BPF?).

En tenslotte maakt u diverse payrolltariefberekeningen (zie tip 4.) voor de verschillende werknemers, die u in dienst heeft of op de payroll wilt plaatsen.

Opbouw payrollfactor

Hieronder ziet u hoe een payrollfactor in Nederland minimaal dient te zijn opgebouwd.

Brutoloon medewerker:

* Netto salaris medewerker;
* Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. WW-premies, Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof), Uniforme opslag kinderopvang (Aof), Werkhervattingskas (rekenpremie) (Whk), Werkgeversheffing ZVW = totaal circa 27%) en pensioen (minimaal 14,6%), evt. scholingsregeling;

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:

* Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
* Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
* Reservering feestdagen (2,6%, 5-7 dagen);
* Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
* Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
* Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen, geboorteverlof (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo))(0,4%);
* Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:

* O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico’s, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en medewerkers.

= PAYROLLFACTOR

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (o.a. boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris- en personeelsadministratie)) omtrent een medewerker, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Uw exacte payrollfactor (v.w.b. opslag) bij een payrollbedrijf is per aanbieder verschillend en afhankelijk van a.) de functie van de werknemer, b.) de geldende CAO, c.) het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payrollwerknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en d.) het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf.

Vraagt u daarnaast bij het payrollbedrijf wat uw payrollfactor is, als er e.) een koppeling v.w.b. de urenregistratie- en verwerking, met uw kassa of urenregistratiesysteem kan worden gemaakt. I.v.m. minder werkzaamheden en kans op minder fouten bij het payrollbedrijf hierdoor. Is een lagere payrollfactor en dus ook een lager payrolltarief bij het payrollbedrijf niet meer dan logisch.

Tot slot, let u bij een payrollbedrijf ook goed op de mogelijke verschillende payrollfactoren door f.) het verschil in betalingstermijnen. Het payrollbedrijf financiert namelijk de salarissen van uw werknemers bij payroll voor en hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso). Hoe lager de payrollfactor vaak zal zijn.

Payroll tip 4. Maak/laat diverse payrolltariefberekeningen maken

Nu u dit alles over een payrollfactor weet (3.). Kunt u transparante payrollberekeningen maken of door uw payrollaanbieder(-s) laten maken. Dit alles met tot doel dat u straks exact weet wat uw payrollwerknemer u als werkgever per daadwerkelijk gewerkt uur gaat kosten (kostprijs per uur is nl. het payrolltarief).

Het meest overzichtelijk om uw payrollfactor bij een payrollbedrijf met uw eigen payrollkosten te vergelijken/berekenen (dus inclusief al uw directe en indirecte werkgeverslasten). Is door een payrollberekening op basis van € 10 bruto “exclusief uurloon” (idem uw bruto uurlonen/CAO lonen) te laten maken.

Een payrolltariefberekening bij een payrollbedrijf ziet er dan als volgt uit.

Payrolltarief (=payrollkosten werkgever per daadwerkelijk gewerkt uur):

€10,- bruto uurloon (Cao-loon/WML) x b.v. 1,65 (payrollfactor) = €16,50

Wilt u bovenstaande payrolltarief echter met uw eigen interne payrolltarief (=personeelskosten per uur) vergelijken. Dan dient u bovenstaande uitkomst vervolgens met 0,87 te vermenigvuldigen.

Dit is namelijk ongeveer het percentage dat uw medewerkers bij u of het payrollbedrijf ook daadwerkelijk productief voor u zijn (260 werkbare dagen per jaar – (o.a. vakantiedagen, feestdagen, ziekte, bijzonder verlof, zorg verlof en kort verzuim) : 260= circa 87%)

De vergelijking van payrollkosten bij u en een payrollbedrijf ziet er in de praktijk dan b.v. als volgt uit:

1. Payrollkosten:

€ 10 x b.v. 1,65 (payrollfactor*) + evt. € 0,10 (marge/toeslag) =
€ 16,60 x 0,87 = € 14,44

2. Zelf verlonen

€ 10 x 1,40-1.50 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen, sociale premies, scholingsfonds) + indirecte werkgeverslasten (b.v. arbodienst, ziekteverzuimverzekering, accountant etc.) =
€ 14,00 – € 15,00

Indien u deze payrollberekeningen bij een payrollbedrijf laat maken. Dan doet u er verstandig aan dit voor al uw verschillende medewerkers te laat doen.

De payrollfactoren voor studenten en/of scholieren dienen namelijk lager dan voor medewerkers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten binnen uw bedrijf te liggen. Dit komt doordat zij vaak i.v.m. hun leeftijd geen pensioenopbouw, zeker scholieren, en bijna geen ziekte en ontslagrisico’s kennen.

Tevens vermenigvuldigt u bij studenten en/of scholieren de uitkomst niet met 0,87 maar met 0,90. Dit is dus in verband met o.a. nihil/bijna geen ziekterisico.

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u met payroll van al uw administratieve rompslomp en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s v.w.b. ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven duizenden payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland momenteel) in dienst hebben. Hierdoor kunnen zij verzekeringen en arbodienst goedkoper inkopen.

Daarnaast kennen zij m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) een hoge automatiseringsgraad. En tenslotte hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages vaak lager dan het landelijk gemiddelde liggen.

Payroll tip 5. Doe alleen zaken met een financieel betrouwbaar en solide payrollbedrijf

Hiervoor geldt dat een payrollbedrijf minimaal over het keurmerk NEN-4400-1, een recente WKA-verklaring van de Belastingdienst en een afgeschermde G-rekening beschikt. Heeft u echter nog steeds twijfels vraagt u dan via de Kamer van Koophandel de laatste jaarcijfers op!

Payroll tip 6. Pensioenopbouw en secundaire arbeidsvoorwaarden?

Uw payrollwerknemers bouwen bij een payrollbedrijf gelukkig nu ook een degelijk pensioen op. Voor uw payrollwerknemers geldt namelijk per 1 januari 2021 v.w.b. hun pensioen het volgende. Is het voor een payrollbedrijf niet mogelijk om voor uw payrollwerknemers bij de pensioenregeling, die vanuit uw branche of sector (Bpf) geldt, aan te sluiten. Dan dient het payrollbedrijf voor uw payrollwerknemers per 1 januari 2021 over een ‘adequaat’ pensioen (14,5% werkgeverspremie) te beschikken. Laat in het laatste geval het payrollbedrijf dan altijd een aparte voorlichtingssessie of individuele afspraken met een pensioenadviseur voor uw werknemers regelen.

Tenslotte controleer ook altijd welk secundaire arbeidsvoorwaarden het payrollbedrijf naast haar pensioenregeling eventueel voor uw medewerkers heeft geregeld (b.v. collectiviteitsregelingen voor verzekeringen, kortingen op scholing, telefoons, vakanties, sportscholen of concerten);

Payroll tip 7. Referenties

Vraag altijd om 2 of 3 referenties en schroom niet om die na te bellen;

Payroll tip 8. Schakel uw financieel adviseur of accountant voor een objectieve kijk in

Zeker bij fulltime werknemers adviseren wij u om de overgang naar payroll met uw financieel adviseur of accountant te bespreken.

Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door. En weten hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten: verzuimverzekering, rechtsbijstandverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, arbodienst, kosten ziekte- en re-integratiebegeleiding, arbeidsdeskundigonderzoeken, werkplek aanpassingen, RIE, kosten loonadministratie, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioenpremies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie- of ontslagvergoedingen, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst etc.

Eigenlijk als u dit allemaal zo leest. Komt er in Nederland voor wat betreft werknemers/personeel eigenlijk heel wat op een werkgever/ondernemer af. Vandaar dat er accountants in Nederland zijn die payroll juist aan hun klanten aanbevelen.

Zij weten namelijk dat de personeels- en salarisadministratie en risico’s omtrent ziekte en ontslag bij een payrollbedrijf voor hun klanten professioneel wordt geregeld. En zij zich bij payroll nog steeds en juist voor hun klant met hun expertise op gebied van cijfers (core business) binnen zijn/haar bedrijf kunnen blijven bezighouden.

Payroll tip 9. Regelingen omtrent ziekte en ontslag?

Nogmaals en wij kunnen het niet vaak genoeg benadrukken! Zeker met de komst van het Coronavirus. Let u bij een payrollbedrijf vooral in haar aanbod op de regelingen voor wat betreft ziekte en ontslag. Deze regelingen zijn namelijk 9 van de 10 keer de reden van een welles nietes discussie tussen een klant en zijn/haar payrollaanbieder.

Voor het punt ziekte zien wij vaak grofweg twee regelingen:
1. Nacalculaties van de kosten achteraf (welke kosten?) of 2. een verhoging van uw payrollfactor bij veel voorkomend ziekteverzuim in een bepaalde periode binnen uw bedrijf (hoogte en grondslag verhoging?).

Bij ontslag moet u goed opletten 1. wat er met betrekking tot dossiervorming bij ontslag van u wordt verlangd, 2. wat uw kosten bij een herplaatsingstraject zijn en 3. wat uw eventuele kosten bij een ontslagvergoeding (o.a. transitievergoeding) zijn;

Payroll tip 10. Communicatie over payroll

Communiceert u altijd tijdig met uw personeel, zodat uw besluit te gaan payrollen niet voor verrassing en onrust op uw werkvloer zorgt.

Payroll tip 12. Beëindigingsvoorwaarden

Check altijd de voorwaarden en afspraken voor wat betreft beëindiging of opzegging van uw payrollovereenkomst bij een payrollbedrijf.

Aan ieder goed payroll huwelijk kan namelijk ook een einde komen. Meestal geldt hier een opzegtermijn van 2/3 periodes. Dit heeft alles te maken met het netjes terug leveren van de personeels- en salarisadministratie aan u. Zodat u ook de tijd heeft/krijgt om alles weer zelf netjes voor uw werknemers te kunnen regelen (aanmeldingen, arbeidscontracten etc.).

Payroll tips en tariefchecklist

Om te weten wat u koopt. Volgt hieronder een checklist die u voor het vergelijken van uw payrolltarief kunt gebruiken:

• Tarief inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarief inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
•Tarief inclusief ziekte- of re-integratiebegeleiding (Wet
verbetering poortwachter (Wvp))?;
• Tarief bij verschillende ziektepercentages?;
• Tarief inclusief ziekte- en/of quarantainedagen?;
• Tarief inclusief coronatestkosten, vaccinatiekosten en re-integratie;
• Tarief inclusief alle juridische kosten bij ontslag?;
• Tarief inclusief kosten herplaatsingstraject bij ontslag?;
• Zitten ATV/ADV dagen in het payrolltarief of worden ze doorberekend?;
• Tarief inclusief alle feestdagen?;
• Tarief inclusief alle kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlofdagen?;
• Tarief inclusief hulp met maken RIE (Risico inventarisatie & evaluatie)?;
• Tarief inclusief geboorteverlofdagen?;
• Tarief inclusief seniorendagen?;
• Tarief voor AOW-gerechtigden of scholieren/studenten?;
• Tarief en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Tarief en regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Tarief toeslag- of overwerkuren?;
• Tarief bij koppeling met uw urenverwerkingssysteem?;
• Tarief bij verschillende betalingstermijnen (o.a. automatische incasso)?;
• Tarief reiskosten en onbelaste vergoedingen (1:1)?;
• Tarief voor “Dienstverleningsvariant”?
• Welke pensioenregeling (Bpf of adequaat) voor uw werknemers?;
• Nabestaande pensioenregeling?;
• Pensioenvoorlichting (gratis) door pensioenadviseur?;
• Regeling en percentages bij bijv. een NOW-regeling?;
• Lage-inkomensvoordeel (LIV) en/of jeugd-LIV 1:1 terug overgemaakt?;
• Tarief verloning DGA (gratis?)?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Inhoud secundaire arbeidsvoorwaardenpakket?;
• Tarief inclusief collectieve ongevallenverzekering?;
• Scholing (gratis?) voor uw werknemers?;

Kortom, zoals u ziet en leest, is het altijd zeer belangrijk om bij een payrolltarief in een payrollberekening goed erop te letten wat er wel en niet in uw payrollfactor/-tarief zit (zie bovenstaand payrolltariefchecklist).

Een payrolltarief in een payrollberekening bij een zogenaamd “goedkoop” payrollbedrijf van 1,5 voor vaste werknemers (liggen voor studenten rond de 1,50 en 1,75 voor oudere vaste werknemers), is zoals u nu weet dus niet realistisch! De directe en indirecte personeelskosten voor een werkgever/payrollbedrijf in Nederland zijn namelijk al hoger.

Voorkom dit soort verrassingen voor u en uw werknemers en vraag daarom nu snel een transparante all-in payrollofferte bij ons aan!

Payroll tips en voordelen

Naast de bovengenoemde redenen (gemak en tijdswinst) zijn ook de volgende payroll voordelen en tips voor veel ondernemers en/of werkgevers in Nederland doorslaggevend om van payroll gebruik te maken.

Wist u tenslotte dat een ondernemer met personeel gedurende het jaar met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken heeft/krijgt: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) …. en bij payroll als voordeel maar met 1!

Over 'Payroll Tips'

Wij van ‘Payroll Tips’ kunnen elke MKB ondernemer en/of werkgever in Nederland (maar ook België en/of Duitsland) een passende payrolloplossing tegen een scherp payrolltarief aanbieden.

Vraagt u daarom nu snel direct een geheel vrijblijvend payrolladviesgesprek of payrollofferte op maat bij ons aan. U ontvangt deze offerte boordevol informatie en uitleg over payroll voor u, uw bedrijf en medewerkers in Nederland dan binnen 24 uur van ons!

Payrollbedrijven met payroll tips

De volgende payrollbedrijven kunnen u ook diverse payroll tips geven. Zij hebben immers niet voor niets gezamenlijk meer dan enkele 10.000en medewerkers bij verschillende bedrijven in verschillende plaatsen en branches in Nederland op de payroll staan.

Payrollbedrijven

Abflexkracht payroll, Adecco Payroll, BC Group Payroll, Com.pas Payrolling, Connexie Payroll, Devocare Payroll, Driessen Payroll, FlexExpert Payroll B.V., Fortium Payroll B.V., Get Payrolling BV, GJ Pay-Roll BV, Holland Payroll B.V., Koers Oost Payroll B.V., Kolibrie Payroll, Lean Payroll Service B.V., Level One Payroll, Manpower Payroll Solutions, Nedflex Payrolling, Next Payroll B.V., One Payroll, Pay to Payroll, Pay for People Payroll B.V., Pay for People Payroll, Payroll Nederland, Payper, Payroll Professionals B.V., Payroll Select, Persoonality Payrolling, Please Payroll B.V., Pro Payroll, P-services Payroll, Randstad Payroll Solutions, Renew Payroll B.V., Repay HRM B.V., Select Payrolling, Servorg Payroll BV, Smart Payroll Services BV, Tempo-Team Payroll Services, Tentoo Payroll B.V., WePayPeople Payroll, Wijco Payrolling.